Checkliste Messeplanung

1

Erstellung eines Messekonzeptes

   

1.1

Inhalt des 1. Entwurfes des Messekonzeptes

 
- Intention
- Zielgruppe
- Ausstellungsstücke (Produktart, Produktbezeichnung)
- Standdesign
- Standgröße
- Standart (Reihenstand, Eckstand, Blockstand)
- Standaufteilung (Präsentationsbereich, Lager, VIP-Bereich etc.)
- Techn. Standausstattung (z.B. Telefon, Fax, Modem, ISDN)
- Manpower (intern und extern)
- Messebauer
- Grobe Budgetplanung
Es ist u.U. notwendig, das Messekonzept an neue Anforderungen anzupassen. Gründe für eine erforderliche Anpassung:  

 

1.2

Neue Anforderung nach der internen Präsentation

  

 

1.3

Neue Gegebenheit durch Zuteilung eines Standplatzes, der von der gewünschten Angaben hinsichtlich Größe, Standort oder Standart abweicht

 

 

1.4

Technische Restriktionen nach Abstimmung mit dem Messebauer bzw. der Abteilung Technik/Service

  

 

 

2

Interne Abstimmung des Messekonzeptes

   

 

2.1

Das Konzept wird folgenden Stellen zur Abstimmung vorgestellt:

 
- Marketingleiter
- Serviceleiter
- Vertriebsleiter
- Zuständige Produktmanager

2.2

Das Konzept wird der Geschäftsleitung zur Verabschiedung vorgestellt

 
 

3

Schriftverkehr mit dem Messeveranstalter

   

 

3.1

Bei der zuständigen Messeverwaltung wird der Stand beantragt. Dazu sind folgende Angaben zu machen:

  
- Halle
- Standart
- Standgröße

 

3.2

Die Messeverwaltung schickt eine Auftragsbestätigung und alle notwendigen Formulare zur Beantragung von techn. Equipment, Versicherungen, Eintragungen in Verzeichnisse, Ausstellerausweisen etc.

 

 

3.3

Rücksendung der ausgefüllten Antragsformulare

 

 

 

4

Abstimmen des Messekonzeptes mit demMessebauer

   

 

4.1

Zusendung des Messekonzept vorab

 
- Budget ist auf den Bereich Standbau reduziert
- mit Bitte um Erstellung eines Vorentwurfes und eines Kostenvoranschlages

4.2

Meeting

 
- Besprechung des Konzeptes
- Diskussion des Vorentwurfes
- Diskussion des Kostenvoranschlages
- Aufgabenverteilung und Terminierung
- Übergabe der Antragsformulare, die vom Messebauer ausgefüllt an die Messeverwaltung geschickt werden (z.B. Elektrozuleitung, Wasserzuleitung etc.)
 

5

Kommunikation

   

 

5.1

Mailings

 
- Konzeption
- Erstellung
- Versand

5.2

Einladungen

 
- Konzeption
- Erstellung (+Ausstellungsplan)
- Versand an Distributoren, Händler, Journalisten, Interessenten / Kunden, sonst. Geschäftspartner

5.3

Anzeigen (Messekataloge, Zeitschriften)

 
- Konzeption
- Erstellung
- Schaltung

5.4

Prospektmaterial

 
- Konzeption
- Erstellung

5.5

Give aways

 
- Konzeption
- Bestellung

5.6

Organisation Pressekonferenz

 
- Konzeption
- Präsentationsunterlagen
- Handouts
 

6

Technik

   

 

6.1

Auflistung aller Geräte, die ausgestellt werden sollen

 

 

6.2

Auflistung der Software, die zur Präsentation benötigt wird

 
- im Hause vorhanden
- noch zu erstellen
- sonstige Leihstellung (z.B. Musikvideo etc.)

6.3

Auflistung des technischen Zubehörs, das benötigt wird

 
- Kommunikationsgeräte (z.B. Handy, Fax, Kopierer)
- Verkabelung, Anschlüsse etc.
- Ersatzteilversorgung

6.4

Sicherstellung der Verfügbarkeit der Demo-Geräte und des Zubehörs

 
- im Hause vorhanden
- vom Messebauer zur Verfügung gestellt
- sonstige Leihstellung (z.B. PC, Laserdisk-Player etc.)

6.5

Koordination der Abläufe mit der Abteilung Technik

 
- Transport
- Aufbaukapazitäten
 

7

Sonstige administrative Aufgaben

   

 

7.1

Erstellen von Anwesenheitslisten

 
- für interne Mitarbeiter
- für Besucher (z.B. aus Japan)

7.2

Erstellen von Mitarbeiterinformationen

 
- allg. Messeinformationen
- Anfahrtspläne

7.3

Drucken von Namensschilder

 

7.4

Erstellen von Fragebögen

 

7.5

Erstellen von Messeberichten

 

7.6

Hotelreservierungen

 

7.7

Organisation des Begleitprogramm (z.B. Abendessen)

 
- Abendessen
- Standparty

7.8

Externes Standpersonal

 
- Auswahl und Buchung Hostessen
- Auswahl und Buchung Präsentatoren
- Schulung der Präsentation

7.9

Besorgung einheitlicher Standkleidung

 

7.10

Koordination der Personentransporte

 

7.11

GEMA-Antrag bei Einsatz von Film, Musik

 

7.12

Sonstige Standausstattung

 
- Speisen und Getränke
- Besorgung Büromaterial
- Putzmaterial
- Besorgung Küchenausstattung

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